Wniosek o udzielenie informacji - Request for information
Prośba o informacje ( RFI ) jest wspólny biznes proces, którego celem jest gromadzenie informacji pisemnej o możliwościach różnych dostawców. Zwykle jest zgodny z formatem, który można wykorzystać do celów porównawczych.
RFI służy przede wszystkim do gromadzenia informacji pomagających w podjęciu decyzji o dalszych krokach. Dlatego zapytania ofertowe rzadko są ostatnim etapem i zamiast tego są często używane w połączeniu z zapytaniem ofertowym ( RFP), zapytaniem ofertowym ( RFT) i zapytaniem ofertowym (RFQ). Oprócz gromadzenia podstawowych informacji, zapytanie ofertowe jest często wykorzystywane jako zachęta wysyłana do szerokiej bazy potencjalnych dostawców w celu przygotowania ich umysłów, opracowania strategii, zbudowania bazy danych i przygotowania do zapytania ofertowego, RFT lub zapytania ofertowego.
Wszechobecna dostępność Internetu sprawiła, że wiele agencji rządowych zaczęło korzystać z witryn internetowych prowadzonych przez państwo lub dostawców, które zawierają listy zapytań ofertowych, zapytań ofertowych i zapytań ofertowych. Wiele z nich pozwala sprzedawcom na bezpłatne rejestrowanie się w celu otrzymywania e-maili z zapytaniami, ogólnie lub w odniesieniu do określonych kategorii produktów lub usług, którymi są zainteresowani. Cały proces może odbywać się online i zbierać odpowiedzi w postaci zeskanowanych dokumentów lub plików w formacie Portable Document Format ( PDF ) przesłanych na serwer. Lub ze względów prawnych odpowiedź musi zostać przesłana w formie papierowej i / lub na płycie CD / DVD lub pendrive'ie USB pocztą lub usługą kurierską.
W budownictwie
RFI jest stosowany w budownictwie, gdy dokumentacja budowlana projektu nie zawiera informacji wymaganych do wykonania danego zakresu prac. Podniesiona przez generalnego wykonawcę , na którą odpowiedział klient lub architekt i przekazana wszystkim zainteresowanym stronom, jest ogólnie akceptowana jako zmiana zakresu prac, chyba że wymagane jest dalsze zatwierdzenie kosztów związanych ze zmianą.
RFI jest powszechną i akceptowaną praktyką podwykonawcy lub dostawcy, który wykorzystuje RFI do wyrażenia swoich obaw związanych z pominięciem lub niewłaściwym zastosowaniem produktu oraz w celu uzyskania dalszych wyjaśnień dotyczących przeznaczenia właściciela budynku lub jego oficjalnej akceptacji określonego produktu . Dopuszczalne jest również, aby podwykonawca korzystał z RFI w celu zwrócenia uwagi na gorszy produkt, który może nie odpowiadać potrzebom właściciela budynku, i wykorzystał swoją wiedzę, aby polecić lepszy / poprawny produkt.
RFI były śledzone przez kilka lat za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, ale na początku XXI wieku wiele firm zaczęło używać różnych aplikacji do zarządzania budową, w tym platform do zarządzania dokumentami, do zarządzania procesami RFI i pomagania specjalistom budowlanym oszczędzać czas, zmniejszać koszty i poprawiać jakość.
Rozszerzone komponenty
Dokładny format RFI będzie różny w zależności od tego, jakie informacje są wymagane, ale najczęściej spotykane elementy w zapytaniach ofertowych z branży budowlanej obejmują:
- Cel / podsumowanie
- Oś czasu
- Storyboard lub zrzuty ekranu
- Elementy dostarczane - absolutne minimum
- Kryteria oceny - dla dowolnych bonusów
- Zasady płatności